工程建设施工企业远程审核的前期策划

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远程审核是指应用信息和通信技术(ICT),在受审核活动的实际场所以外任何地点实施的审核。做好工程建设施工企业远程审核的前期策划,对于信息化程度高且工作配合好的受审核方,远程审核完全可以达到现场审核相一致的效果。但远程审核毕竟是一个新生事物,在实施过程中可能会不断遇到新的问题,这就需要我们不断地识别关键技术问题,不断持续改进远程审核的手段及方法。本文以工程建设施工企业远程审核为例,对其远程审核前期需策划的内容及方法进行了探讨,通过周密的前期策划,确保了远程审核的质量及有效性。

 

[关键词]:工程建设施工企业;在建项目;远程审核;前期策划

 

远程审核策划的重点

 

策划是控制远程审核效果及质量风险有效方法之一。远程审核受审核方的配合非常重要,所以远程审核要事先沟通,策划所花的时间要比去现场审核多得多。因此,做好远程审核前期策划,对确保审核证据的符合性、远程审核的有效性,尤其重要。

在远程审核实施实施前,认证审核人员可通过模拟测试等方式确定远程审核所需的基础设施、运行环境等条件均已具备,与受审核方共同识别因敏感信息或保密场所审核受限可能造成的审核风险,以及可能导致远程审核中断的基础设施与运行环境问题,并制定相应预案。为此,工程建设施工企业远程审核,应做好以下前期策划工作。

 

1.远程审核资源要求的策划

 

远程管理体系审核是指管理体系审核人员借助现代化的可视化技术和通讯技术对受审核方在异地实施的一种远程管理体系的审核方法。随着信息技术和可视化技术的日益发展和完善,这种远程管理体系审核也正在认证行业得到不断的推广和应用。远程审核的效果跟信息通信技术直接相关,做好远程审核资源策划,以增强远程审核的有效性和一致性。为此,审核组及受审核方需具备现代化的可视化技术和通讯技术的条件,具备相应的人员。

 

远程审核之前,审核组长应提前沟通受审核方是否具备现代化的可视化技术和通讯技术的条件,由受审核方相应的专业技术人员事先搭建好远程审核平台,确保此平台沟通渠道畅通,信息数据、资料文件传递可靠。同时,利用综合应用现有的各项信息技术进行资料的传阅、验证 。

 

远程审核需要针对活动过程中的实际发生环节审核,在应用ICT技术进行远程审核时,相对于实地的现场审核,难度相对较大。审核组为确保审核的精准、真实、可靠,最大程度地还原现场,控制风险。

 

2.远程审核组人员的策划

审核员是实施远程审核的关键人员。审核员同样应意识到应用信息与通信技术的风险和机遇,以及应用这些技术对信息收集有效性和客观性的影响。参加远程审核的审核组成员,需掌握应用信息和通信技术(ICT)实施远程审核的基本技能,熟练应用腾讯会议、微信、QQ等工具。

 

3.远程审核受审核方人员的策划

在远程审核之前,需受审核方填写《“新型冠状病毒感染的肺炎”疫情防控期间认证客户信息确认表》和《认证机构应用信息和通信技术(ICT)实施远程审核认证客户信息确认表》等,确保实施远程时认证客户信息的准确性。

 

4.远程审核首末次会议的策划

远程审核的实施,可根据事先策划好的远程审核计划安排,应用现有的ICT技术,在视频中完成首末次会议及签到确认,审核过程中各事项的沟通、确认以及查阅、验证活动等。

 

5.远程审核在建项目基本情况的策划

事实上,由于不能到现场,不能当面交流,远程审核会在一定程度上增加对现场活动进行完整观察的难度,增加与受审核方沟通的工作量。为此,需要做好远程审核在建项目基本情况的策划,在实施远程审核之前,对在建施工项目的基本情况进行调研,给受审核方发放《XXXXXX在建施工项目基本情况远程审核调查一览表》,对在建施工项目的主要工程资料进行收集,避免因在建施工项目不符合要求导致远程审核无法实施的发生。

 

通过对以上在建工程施工项目基本情况远程审核的前期策划,确保了该在建工程施工项目远程审核证据的符合性和远程审核的有效性。

 

XXXXXX在建施工项目基本情况远程审核调查一览表

 

1

项目名称

XX2021XXXXXX片区高标准农田建设项目

备注

2

工程地点

XXXXXXXX

 

3

建设单位

XX县人民政府XX街道办事处

 

4

监理单位

XX高科工程咨询监理有限公司

 

5

设计单位

XXXX科技有限公司

 

6

施工单位

XXXX建设工程有限公司

 

7

合同名称

XX2021XXXXXX片区高标准农田建设项目工程施工合同

签订日期

2021.12.01

 

8

中标通知书

 

9

开工报告

 

10

工程内容

该水利工程为高标准农田建设项目,主要包括农田水利沟渠、田间道路施工等。

 

11

承包范围

本标段施工范围(具体详见施工图)。

 

12

承包方式

总承包

 

13

计划开工日期

2021 12 15

 

14

计划竣工日期

2022 04 15

 

15

施工组织设计

 

16

施工进度

30%

 

17

施工情况

该水利工程为高标准农田建设项目,主要施工项目为新建200m³水池4座,输水管道共长7.591km;沟渠9条,尺寸为40cm×40cm,长4612m;田间道路共规划9条,长度共6581m。已完成田间道路平整路面3405m,输水管道已完成2046m,新建水池1座的施工。目前,正在进行剩余输水管道、沟渠、田间道路以及第二座新建水池的施工。相关负责人介绍,因疫情防控原因,影响了施工进度。

 

18

项目部人员组成及资格证书

略(因含个人隐私)

 

19

主要施工设备情况

挖机机、罐车、水车、压路机、双桥车及单桥车、搅拌机、柴油发电机、汽油发电机、电焊机、空压机、钢筋弯曲机、切割机、振捣器、全站仪、水平仪、钢卷尺、滚码器、木模等。

含监视测量设备管控。

20

施工过程控制资料

 

21

其它

 

 

 

6.远程审核案卷的策划

远程审核的案卷内容不同于现场审核,需对工程建设施工企业的基础设施、工作环境、组织知识、在建施工项目现场施工照片及视频等,收集其相关的电子扫描记录、照片、影音录像等,构成远程审核案卷的必不可少的内容,待疫情结束后,可作为现场审核复核的依据。

 

远程审核效果分析及改进建议

 

1.效果分析

开展工程建设施工企业的远程审核需对其效果进行分析,有利于持续改进远程审核的充分性、适宜性与有效性。通过2021年对20余家工程建设施工企业的远程审核,可得出以下效果分析结论:

 

实施远程审核有利方面:一是减少了现场审核不必要的人际交流和移动,能够增强有效审核时间;二是远程审核对审核体系文件和记录的策划及调阅的要求高,有利于提高审核员工作质量;三是远程审核要求提供施工过程管控视频,有助于审核员更详细了解关键施工过程的细节,能够发现容易忽视的问题;远程审核活动有迹可循,具有较强的可追溯性,方便认证机构的监督。

 

实施远程审核不利方面:一是文件和视频在传递过程以及后期处理存在泄密风险;二是远程审核的资料查阅耗时长,效率低;三是受手机视频范围限制,现场审核容易观察到的问题,远程审核对存在的问题不易发现;四是对施工人员能力的考核方式受到限制,面对面沟通观察无法实现。

 

远程审核结束后,审核组需对本次远程审核的有效性进行综合评价与分析,并将评价结论体现在审核报告之中,以便评卷老师审核与评定。

 

2.改进建议

通过对工程建设施工企业远程审核的前期策划研究,提出以下改进建议:

 

一是当受审核方对其电子版文件和记录、照片、影音录像及远程在建施工项目现场有保密要求时,应提前告知审核组。涉及保密及隐私的文件应对文件加密后再发送,选择有安全保障的资料网盘及视频会议资源。

 

二是在整理远程审核不符合项时,应进行充分的准备和策划。与受审核方沟通不符合沟通确认资料提供的方式及视频会议平台,商定好审核时每一环节使用的信息通信技术,并明确远程审核期间需要留证保存的电子版文件、电子扫描记录、照片、影音录像等资料。

 

三是受审核方应该安排专人负责拍摄视频,当受审核方实际情况不适合进行实时视频时,如网络问题,应根据与审核员事先商定的录制要求进行现场视频预录制。

 

综上所述,远程管理体系审核不仅具有重要的现实意义,而且作为一种伴随着数字化技术快速发展而产生的审核技术方法,一定会得到认证行业的普遍认同和应用。远程审核同样适合于PDCA循环过程控制。工程建设施工企业远程审核结束后,审核组应及时进行总结远程审核过程中存在的问题,如:首末次视频会议因通讯信号质量不佳导致的会议时间过长、受审核方有关人员因某些客观原因不能按期参加、提供的电子扫描记录、照片、影音录像等资料不符合要求、远程审核员能力不足等等。剖析产生问题的原因,作为下次远程审核持续改进的输入问题。

 

结语

认证机构实践运用远程审核方法,极大缓解了管理体系现场审核工作的压力,维持了认证证书的有效性。认证机构和远程审核项目组应发挥优势,正视不足,采取有效措施来减少远程审核的风险,确保远程审核达到预期目标。这一创新型远程审核方法必将会在认证审核过程中发挥着越来越重要的作用,从而促进认证行业健康而可持续地向前发展。因此,正确把握远程审核要求和其他要求确定的内容及方法,对于认证机构不断开拓市场、提升产品和服务质量、提高认证机构的经济效益具有重要的意义。

 

本文刊登于2023年1月《中国认证认可》杂志上


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