GB/T 19001-2016标准7.5条款“成文信息”再认识

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(北京大陆航星质量认证中心股份有限公司 北京100143)

 

2016版GB/T 19001标准,无论是在结构上还是在内容上都发生了重大改进,如何正确理解和运用新版标准的相关要求,是各类认证组织面临的一项新任务。《中国认证认可》在2017年第2期刊登了《对新版标准7.5条款“形成文件的信息”的理解》一文,文章对新版标准“成文信息”的要求有了一个基本把握,但对“成文信息”核心问题的认识还有待深入。结合水利工程建筑行业质量管理工作实践,本文谈谈对“成文信息”的认识与体会,算是对该问题研究的一个补充或完善,供同行商榷。


一、新版标准“成文信息”的内涵

 

新版标准对文件和记录的要求体现在GB/T 19001标准7.5条款成文信息中。成文信息的作用包括用于沟通消息、提供经策划并已实施的证据,以及进行知识分享。新版标准用“保持成文信息”代替了前一版标准的“文件”“形成文件的程序”,并用“保留成文信息”代替了 “记录”。作为与其他管理体系标准相一致的共同内容,新版标准有“成文信息”的条款,“成文信息”适用于所有的文件要求。各类组织有责任确定需要“保持”或“保留”成文信息及其存储时间和所用载体。与前一版标准相比,新版标准7.5条款对文件的要求更加灵活,为了确保组织管理体系有效实施,不同组织可根据自身特点确定“成文信息”的形式、多少和详略程度。同时,新版标准7.5条款的变化也具体体现了信息技术的发展对质量管理体系及过程运行的影响。


二、准确把握新版标准7.5条款“成文信息”的要求

 

新版标准对“成文信息”的要求进行了详尽阐述,并在标准附录A中给予补充解释。新版标准要求,组织为建立质量管理体系需要保持的“成文信息”内容如下:

 

除新版标准要求的成文信息,为确保质量管理体系有效性,组织通常需要考虑保持一系列成文信息。例如:组织的结构图,质量管理体系的过程路线图、流程图或过程描述,质量计划,内部沟通的文件,检验检测方案,勘测技术要求,结果报告等等。


三、以水利工程建筑行业为例分析“成文信息”实现过程

 

目前,许多组织“成文信息”控制流于形式,所编制的管理体系文件不符合组织的实际过程状况,导致可操作性差,事后补填记录已是常态,反而把本来简洁的管理复杂化,带来不必要的麻烦,“两层皮”现象已成为各类组织管理体系运行普遍存在的问题,ISO9000族标准的科学管理遭到严重质疑,认证的公信力大打折扣,部分组织对其已失去信心,此社会问题亟待研究解决。下面以水利工程建筑行业为例,探讨“成文信息”实现过程中应把握的基本问题。

 

水利工程建筑行业应按新版标准的要求,保持或保留相应成文信息。新版标准对文件的要求更加灵活,为了确保质量管理体系有效运行,水利工程建筑行业可根据自身特点确定成文信息的形式、多少和详略程度。但在质量管理体系范围、质量方针、质量目标等几方面按新版要求必须保持成文信息。

 

在证实水利工程建筑行业其过程按策划的要求实施、产品和服务要求的适用性、可追溯性要求等诸多方面必须保留成文信息。除了满足标准要求的成文信息外,因质量管理体系过程运行、信息沟通的需要,水利工程建筑行业通常需要考虑保持一系列“成文信息”。例如对于小型水利工程建筑行业需要的文件和记录与大中型水利工程建筑行业相比要简单的多,成为信息的数量与详略程度主要取决于水利工程建筑行业的实际情况,包括水利工程建筑行业产品和服务的特点。为此,对新版标准7.5条款“成文信息”的要求,水利工程建筑行业质量管理工作者一定要有正确的认识与把握。

 

“成文信息”的编写是水利工程建筑行业建立文件化管理体系的工作内容之一。水利工程建筑行业应安排具有质量管理知识的专业技术人员编写文件和记录,以便符合实际,具有可操作性。目前,许多组织大多是安排非专业人员编写文件和记录,特别是有些咨询机构责任心不强,给组织编写的文件和记录与组织的实际情况符合性较差。更有甚者,对生产同样的产品、不同的组织,咨询机构编写的文件和记录除组织机构名称不一样外,其余内容完全一样。有的组织质量管理部门的人员,既不懂质量管理又无专业知识,他们只能照抄照搬生产同样产品的组织文件。编制的文件层次结构混乱,文件层次不符合从上到下越来越具体详细,从下到上每一层都是上面一层的支持文件的要求。上下层文件互相不衔接、前后不呼应、内容要求不一致,相互存在矛盾等等。编制的管理体系文件结构呈“菱形”结构,不符合典型的管理体系文件结构。上述人员编写出的文件和记录的适宜性、有效性、可操作性、质量性可想而知,文件和记录根本无法使用。这种现象,在各类认证业务范围的组织中均普遍存在,值得监管部门思考。

 

另外,水利工程建筑行业的文件和记录的编写要保持相对的稳定性,不宜经常、随时修改。发现问题时,及时记录下来,按照水利工程建筑行业策划的时间间隔统一修改。在现实当中,许多组织特别是一些具有专职编制体系文件人员的大型企业或科研机构,组织的文件和记录一年中修改多次,加重了组织中各部门的文件修改工作量,导致用于质量控制的时间相对减少,不利于组织产品和服务质量的提高。由于文件和记录修改频繁,未经过慎重思考,编写的文件和记录存在很多缺陷,经常造成使用上的错误。诸多组织的文件和记录中存在的问题实在令人担忧。尽管如此,很多具有这样“成文信息”的组织仍然通过了认证并获得证书,实在令人费解,值得行业反思。

 

下面是某综合甲级水利工程建筑勘测设计行业质量、环境和职业健康安全管理体系按照新版标准编制的“成文信息”典型示例,即满足标准要求,又符合工作实际,供各类组织参考使用。

 

“成文信息”控制清单一览表                   3

序号

成文信息名称

唯一性标识

备注

1    

QES管理手册(含QES体系范围、方针、目标)

QES-SC01-2017

1、对于小型水利工程建筑行业组织“成文信息”的形式、多少和详略程度可参照此清单进行合理删减。

2、该表中成文信息不包括C层次的作业文件。

2    

成文信息控制程序

QES-CX01-2017

3    

管理评审控制程序

QES-CX02-2017

4    

人力资源控制程序

QES-CX03-2017

5    

基础设施管理控制程序

QES-CX04-2017

6    

产品和服务要求控制程序

QES-CX05-2017

7    

工程设计过程控制程序

QES-CX06-2017

8    

外部供方控制程序

QES-CX07-2017

9    

工程勘察过程控制程序

QES-CX08-2017

10  

工程测量过程控制程序

QES-CX09-2017

11  

标识和可追溯性控制程序

QES-CX10-2017

12  

顾客财产控制程序

QES-CX11-2017

13  

内部审核控制程序

QES-CX12-2017

14  

不合格品控制程序

QES-CX13-2017

15  

分析评价和改进控制程序

QES-CX14-2017

16  

应对风险和机遇措施控制程序

QES-CX15-2017

17  

环境因素识别、职业健康安全危险源辨识及风险评价控制程序

QES-CX16-2017

18  

信息交流和沟通控制程序

QES-CX17-2017

19  

环境/职业健康安全运行(含办公区域)控制程序

QES-CX18-2017

20  

环境/职业健康安全事件调查及结果内容控制程序

QES-CX19-2017

21  

环境/职业健康安全应急准备和响应控制程序

QES-CX20-2017

22  

环境/职业健康安全测量和监视控制程序(含绩效评价)

QES-CX21-2017

23  

环境/职业健康安全相关法定要求和合规性评价控制程序

QES-CX22-2017

 

四、新版标准“成文信息”控制应注意的几个问题

 

1、提高对“成文信息”控制的认识。

 

文件是质量管理体系运行的依据,起到沟通意图、统一行动的作用,从而实现水利工程建筑行业标准化管理。记录可提供产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据,具有追溯、证实和依据记录采取纠正和预防措施的作用,有利于水利工程建筑行业责任明晰,严细管理。通过实施新版标准“成文信息”控制,并从实际管理工作经验中加以提炼和升华,形成一套行之有效的管控模式和方法,进一步提高水利工程建筑行业的工作水平和效率,让不同的人在执行同样的、相似的工作能有同样的规则去遵守。


2、提升质量管理者自身素质。

 

能力是指能够应用知识和技能实现预期结果的本领,能力不足将很难实现预期的结果。按照GB/T 19001-2016标准7.2条款要求,不断提升质量管理者自身素质。质量管理者是组织管理体系有效运行的关键人员,其素质高低决定着组织产品和服务的质量。作为质量管理者在掌握一定专业技术知识的基础上,对新版标准每个条款都要深入理解和正确运用,并做管理体系有效运行的先行者和领军人,带领组织人员实现质量目标。只有这样,对组织的产品质量、运行有效性、财务业绩(即经济效益)都会产生积极的影响,为组织带来更大的收益。对相关方的满意也会产生积极的影响。


3、所写必是所做。

 

导致组织管理体系“两层皮”现象的核心问题之一就是所写并非所做。各类组织编制的“成文信息”与实际工作过程流程与控制严重不符,事后补填记录应付外审已不再是质量管理的秘密,已完全背离了ISO9001标准的理念与初心。给组织日常质量管理与过程控制带来不必要的麻烦和负担。各类已通过认证组织,结合组织实际工作流程,采用PDCA循环和基于风险的思维,正确使用过程方法,按照新版标准要求,修编组织现有“成文信息”。


4、将复杂的问题简单化。

 

通过对部分获证组织“成文信息”控制情况的沟通交流、外部评审等,建议组织的记录尽可能实现勾选、模块化,提升质量管理效率,以达到质量控制为最终目的。

 

适宜的“成文信息”控制对一个已通过认证的水利工程建筑行业至关重要,根据水利工程建筑行业实际工作流程制定好文件和记录内容及其之间的关系,杜绝形式化操作,可避免造成“两层皮”现象,否则将会给水利工程建筑行业的管理工作带来不必要的麻烦与负担。

 

作者简介:金帮琳(1965-),男,汉族,主要从事技术与质量管理工作。

通讯地址:济南市历山路121号山东省水利勘测设计院

邮编:250013

邮箱:jinbanglin2005@126.com

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